KVKK Aydınlatma Metni
1. Veri sorumlusu
Bu metin, Sync Signed hizmetini sunan aşağıdaki şirket ("Sync Signed", "biz") tarafından hazırlanmıştır.
- Unvan
- [Şirket unvanı doldurulacak]
- Adres
- [Adres doldurulacak]
- MERSİS no
- [MERSİS no doldurulacak]
- KEP adresi
- [KEP adresi doldurulacak]
- KVKK başvuruları
- [KVKK başvuru e-postası doldurulacak]
2. Kimin verisi, kimin sorumluluğu
Sync Signed iki farklı rolde kişisel veri işler:
- Veri sorumlusu olarak: sitemizi ziyaret edenlerin, hesap açan ve paneli kullanan müşteri yetkililerinin, bize yazanların verileri. Bu metin öncelikle bu verileri anlatır.
- Veri işleyen olarak: müşterilerimizin imzalarını yönetmek için panele eklediği ya da Microsoft 365 / Google Workspace'ten eşitlediği çalışan verileri. Bu verilerin veri sorumlusu, çalışanın bağlı olduğu işveren şirkettir; Sync Signed bu verileri yalnızca müşterinin talimatıyla ve hizmeti sunmak için işler.
Çalışansanız ve imzanızdaki bilgilerle ilgili bir talebiniz varsa önce işvereninize başvurun. Bize ulaşan talepleri ilgili işverene iletiriz.
3. İşlenen kişisel veriler
| Kategori | Veriler | Kimin |
|---|---|---|
| Kimlik | Ad soyad | Hesap sahipleri, çalışanlar |
| İletişim | E-posta adresi, telefon ve cep telefonu (girildiyse) | Hesap sahipleri, çalışanlar |
| Mesleki bilgi | Unvan, departman, şirket adı | Çalışanlar |
| Müşteri işlem | Şirket ve paket bilgileri, destek yazışmaları, fatura bilgileri | Hesap sahipleri |
| Demo talebi | Ad soyad, iş e-postası, telefon, şirket adı, kullanıcı sayısı, mesajınız, onay zamanı ve siteye hangi kampanya bağlantısından (UTM) ya da siteden geldiğiniz | Demo formunu dolduranlar |
| İşlem güvenliği | Parola özeti (parolanın kendisi saklanmaz), oturum kayıtları, denetim kaydı (kim, ne zaman, hangi işlemi yaptı), masaüstü uygulamasının platformu, sürümü ve son bağlantı zamanı | Hesap sahipleri, çalışanlar |
İşlemediklerimiz: e-posta içerikleri, ekler, alıcı adresleri, takvim ve kişi listeleri. Kampanya bağlantılarındaki tıklamalar ve mobil imza sayfasının açılması sayı olarak tutulur; tıklayan kişinin IP adresi ve kimliği bu sayımlarda saklanmaz.
4. Amaçlar ve hukuki sebepler
| Amaç | Hukuki sebep (KVKK m.5/2) |
|---|---|
| Hesap açma, giriş ve hizmet sözleşmesinin yürütülmesi | (c) Sözleşmenin kurulması ve ifası |
| İmzaların oluşturulması ve Outlook, Gmail, Apple Mail ve telefonlara dağıtılması | (c) Sözleşmenin ifası |
| Faturalandırma, muhasebe ve yasal kayıtlar | (ç) Hukuki yükümlülük |
| Bilgi güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, denetim kaydı | (f) Meşru menfaat |
| Demo talebinize dönüş yapılması ve teklif hazırlanması | (c) Sözleşmenin kurulması, (f) meşru menfaat |
| Talep, şikâyet ve destek süreçleri | (c) Sözleşmenin ifası, (f) meşru menfaat |
| Hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması | (e) Hakkın tesisi, kullanılması veya korunması |
Yasal bir zorunluluk olmadıkça kişisel verileri pazarlama amacıyla kullanmayız ve üçüncü kişilere satmayız.
5. Toplama yöntemi
Veriler otomatik ya da kısmen otomatik yollarla toplanır:
- Kayıt, panel ve iletişim formları ile e-posta yazışmaları,
- müşterinin yüklediği CSV dosyaları ve panelde yaptığı girişler,
- müşterinin bağlantıyı açması hâlinde Microsoft 365 ve Google Workspace dizinleri (yalnızca ad, unvan, departman, telefon ve e-posta okunur),
- çalışan bilgisayarlarına kurulan Sync Signed masaüstü uygulaması (yalnızca imza sonucu ve teknik durum bilgisi).
6. Aktarım
Yurt içi
Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, talep hâlinde ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde; mali yükümlülükler için mali müşavir ve muhasebe hizmeti aldığımız kişilere.
Yurt dışı
Hizmeti sunmak için aşağıdaki hizmet sağlayıcılarla çalışırız. Yurt dışına aktarım KVKK m.9'da öngörülen güvencelerden birine (Kurul'un belirlediği standart sözleşme) dayanılarak yapılır.
| Sağlayıcı | Ne için | Hangi veriler |
|---|---|---|
| Cloudflare, Inc. (ABD) | Sunucu, veritabanı, dosya depolama ve sistem e-postalarının gönderimi | Panelde tutulan tüm veriler |
| DeepSeek (Çin) | İsteğe bağlı yapay zekâ özellikleri: imza tasarımı ve CSV düzeltme önerileri | Yalnızca bu özellikler kullanıldığında: yazdığınız istek metni ve imza tasarımı. CSV'deki değerler maskelenerek gönderilir; departman adı gibi tekrar eden değerler gönderilebilir. |
Microsoft 365 ve Google Workspace bağlantılarında veriler müşterinin kendi hesabından okunur ve imza müşterinin kendi hesabına yazılır; bu hizmetlere ayrıca bir veri aktarımı yapılmaz.
7. Saklama süreleri
- Hesap ve çalışan verileri: hizmet sözleşmesi süresince. Sözleşme sona erdiğinde yasal saklama yükümlülüğü olanlar dışında silinir ya da anonim hâle getirilir.
- Fatura ve muhasebe kayıtları: ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca (Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıla kadar).
- Demo talepleri: talep sonuçlandıktan sonra en geç 1 yıl içinde silinir; müşteri olursanız hesap verileriyle aynı süreye tabidir.
- Oturumlar: en fazla 30 gün; çıkış yapıldığında hemen sona erer.
- Mobil imza bağlantıları: müşterinin seçtiği süre (7, 30 ya da 90 gün) sonunda geçersiz olur.
- Çalışan şirketten ayrıldığında dizinden gelen kaydı pasifleşir; müşteri kaydı panelden silebilir.
8. Haklarınız (KVKK m.11)
Veri sorumlusuna başvurarak:
- kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- (e) ve (f) bentlerindeki işlemlerin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
9. Başvuru
Taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; kimliğinizi tespit edecek bilgilerle birlikte
- yazılı olarak [Adres doldurulacak] adresine,
- KEP ile [KEP adresi doldurulacak] adresine,
- güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da bize daha önce bildirdiğiniz e-posta adresinizden [KVKK başvuru e-postası doldurulacak] adresine
iletebilirsiniz. Başvurunuz en geç 30 gün içinde ve kural olarak ücretsiz sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Gizlilik uygulamalarımızın ayrıntıları için Gizlilik ve Çerez Politikası'na bakabilirsiniz.